Ejemplos de uso de Mailytica

Bontaro es una plataforma en línea de artículos publicitarios. Todas las solicitudes y órdenes son procesadas con tickets a través de correos electrónicos. Además de una gran cantidad de preguntas complejas, también cuenta con solicitudes repetitivas y recurrentes por parte de sus clientes.

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La meta principal de Bontaro consiste en automatizar las solicitudes recurrentes, y al mismo tiempo aumentar la calidad de los temas complejos a través de un asistente de correos electrónicos. Igualmente, debe ser configurado un sistema de clasificación de correos que reconozca las solicitudes urgentes y las resalte. Este sistema también debe destacar las solicitudes a corto plazo que tengan fechas de entrega adelantadas entre todas las solicitudes recibidas.

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La fase de entrenamiento durante la operación fue simple e interesante. Así pudimos eliminar los altos costos de implementación, lo que hace que el sistema sea beneficioso incluso para empresas pequeñas con una sola licencia.

Situación inicial

Mailytica está siempre disponible, aprende independientemente y es fácilmente adaptable.

Hasta ahora, todas las solicitudes por correo habían sido respondidas manualmente por los asesores de ventas. Las respuestas utilizadas para las solicitudes recurrentes eran manejadas a través de un archivo de Excel. La eficiencia había mejorado en gran parte, pero las plantillas en el archivo de Excel contaban con más de 100 variantes. Esto es fácil de gestionar si usted crea sus propias plantillas, pero para los empleados nuevos puede tomar una gran cantidad de tiempo acostumbrarse a todas las posibles respuestas que pueden utilizar.

Además, el tiempo es fundamental para los comercios en línea. Las solicitudes con fechas de entrega urgentes deben ser procesadas lo más pronto posible para cumplir con los plazos de entrega. Sin embargo, en la empresa todas las solicitudes eran procesadas en orden cronológico, debido a que no era posible verificar la urgencia inmediatamente.

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El sistema de Bontaro ya estaba optimizado pero llegó a su límite debido a la creciente cantidad de plantillas. La claridad del sistema comenzó a disminuir cada vez más.

Soluciones

Se implementaron las respuestas de correos con IA para aumentar la eficiencia de las solicitudes recurrentes. Mailytica reconoce los diferentes tipos de solicitudes a través de la clasificación de correos. Basándose en esta clasificación, el asesor de ventas recibe automáticamente la respuesta apropiada en forma de un borrador.

Los asesores de venta ya no tienen que buscar las respuestas en el archivo de Excel. Además, no existe la necesidad de cambiar de programas, lo que ha aumentado la eficiencia hasta un 50%.

La clasificación de correos de Mailytica también analiza los correos entrantes de acuerdo a la urgencia. De esta manera, los algoritmos fueron entrenados con los datos correspondientes. Tan pronto como aparece una solicitud urgente, se resalta en la bandeja de entrada con una etiqueta roja. Los asesores de venta pueden identificar fácilmente las solicitudes urgentes y procesarlas de acuerdo a su importancia.

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A través de una conexión al sistema ERP de la empresa, también fue posible mejorar las respuestas con información referente a las órdenes de compra (como por ejemplo, la fecha de entrega). Esta función resultó en un mayor aumento en la eficiencia.

Mejores respuestas de correos con datos de órdenes

 

Una de las transacciones comerciales recurrentes más comunes es la solicitud de facturas a través de correo. Una solicitud típica puede ser: “Hola, no consigo la factura para la orden de compra OC-3943. ¿Puede enviármela nuevamente? Muchas gracias.”

De acuerdo a la clasificación de correos, Mailytica reconoce que esto es una solicitud de factura.

Debido a que esta información es delicada, el asesor de ventas debe revisar el correo para verificar que la información sea correcta para luego enviarlo.

Las solicitudes de facturas comerciales pueden ser procesadas de una manera individualizada en tan sólo segundos.

Integración directa en aplicaciones existentes

 

La funcionalidad de Mailytica puede ser utilizada directamente en Outlook, Gmail o Zendesk a través de complementos intuitivos.

Esto previene la necesidad de familiarizarse con un nuevo software, garantizando al mismo tiempo la fácil integración con aplicaciones ya existentes y un alto nivel de aceptación.

 

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Implementación

Mailytica está siempre disponible, aprende independientemente y es fácilmente adaptable.

La clasificación de correos para las solicitudes entrantes se realiza en segundo plano en un servidor. Para garantizar un alto nivel de seguridad de datos, Bontaro ha utilizado su propio servidor. Sin embargo, para las empresas pequeñas también es posible elegir la variante en la nube con un “contrato de procesamiento de órdenes según el RGPD”.

Un complemento de Outlook puede ser instalado por el usuario, que presenta la respuesta sugerida de una manera intuitiva. Por lo tanto el asesor de ventas puede adoptar la respuesta sugerida con tan sólo un clic en Outlook. Esto evita la necesidad de utilizar varios programas diferentes.

Para prevenir que la fase de entrenamiento de los algoritmos resulte muy compleja, los algoritmos se entrenan en la fase inicial durante la operación. La configuración puede ser realizada en cuestión de minutos sin altos costos. Para hacer esto, sólo es necesario seleccionar manualmente las categorías relevantes para así entrenar a los algoritmos de inteligencia artificial. Después de aproximadamente 4 o 6 semanas de entrenamiento, los algoritmos están preparados para sugerir independientemente la respuesta correcta.

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Para nosotros era muy importante que nuestros empleados no tuvieran que utilizar otros programas adicionales. Por lo tanto era necesario que la solución de Mailytica pudiera ser integrada directamente en Outlook a través de un complemento. Este complemento está estructurado clara e intuitivamente de manera que todo el mundo pueda utilizarlo.

Resultados

Mailytica está siempre disponible, aprende independientemente y es fácilmente adaptable.

Estamos sorprendidos de lo mucho que ha mejorado nuestro servicio de atención al cliente. Todas las solicitudes recurrentes son almacenadas como respuestas inteligentes en una base de datos. Si hay solicitudes nuevas, Mailytica propone respuestas basadas en correos anteriores para la misma transacción. Una vez que las solicitudes complejas han sido tratadas, este conocimiento puede ser multiplicado en el futuro.

Con las respuestas de correos con IA, la respuesta apropiada para nuevas solicitudes es sugerida a los asesores de venta. Estas sugerencias pueden ser aceptadas y enviadas como un borrador de correo en cuestión de segundos.

Además, Mailytica es de gran ayuda para responder preguntas complejas. Tan pronto como la respuesta haya sido registrada, estará disponible para todos los asesores de venta a través de las respuestas de correos con IA. Esto significa que las respuestas detalladas están disponibles en tan sólo segundos, generando así un gran valor añadido para la satisfacción de los clientes.

La clasificación según la urgencia ha sido muy bien recibida por parte de los asesores de ventas. Gracias a su fácil reconocimiento, las solicitudes urgentes pueden ser tratadas en pocos minutos, un servicio que siempre impresiona a los clientes.

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