Réponses email par IA

La tâche consistant à répondre aux emails est intensive et peu automatisée dans notre travail quotidien. Les conversations email répétitives ne sont pas seulement chronophages mais également frustrantes et non-gratifiantes pour les employés qualifiés et motivés par leur travail.

C’est pour cela que Mailytica a lancé son bot réponse innovant qui, à partir de NLP (Natural Language Processing) et d’IA (Intelligence Artificielle), comprend la signification des emails puis y propose des réponses automatiques appelées “smart responses”.
La compréhension textuelle va plus loin que la simple reconnaissance de mots-clé. Au contraire, le système de “smart responses” par IA comprend le contexte des emails reçus.

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Un nouvel email vous parvient

Vous travaillez dans votre boîte mail habituelle dans laquelle est intégré le bot réponse de Mailytica.

Step1
2

Vous faites appel à la fonction "smart responses" de Mailytica

Un simple clic sur le bouton "smart response" (réponse intelligente) fait appel au bot réponse email de Mailytica.

Step2
3

Le bot réponse email de Mailytica analyse l'email reçu

{ classfication : "demande_délai_de_livraison“, priorité : "urgent“, de : "Timo Streich“, article : "cartes de visite“, article_no: "421349.44", quantité : 300 }

Step3
4

Mailytica trouve des questions similaires dans votre historique email et élabore une "smart response"

La "smart response" (réponse intelligente) prend en compte les paramètres de l'analyse email, c'est-à-dire l'article demandé et sa quantité par exemple.

Step4
5

Vous éditez le brouillon email et l'envoyez

Mailytica enregistre la "smart response" dans votre dossier de brouillons emails. Vous avez alors la possibilité d'ajuster la réponse avant de l'envoyer.

Step5
Step1 Step2 Step3 Step4 Step5

Usages de Mailytica

Le système de "smart response" par IA de Mailytica se sert de modèles et algorithmes d'intelligence artificielle et de Natural Language Processing (NLP) pour comprendre les emails reçus et effectuer une classification thématique de ceux-ci à partir de cette compréhension. Lorsque les emails peuvent être assignés à une catégorie connue (correspondant à une opération commerciale), le système de "smart response" par IA y propose automatiquement une réponse appropriée. De plus, il est possible d'enrichir les emails avec des données individualisées obtenues à partir de systèmes tiers. Cela pourrait être un numéro de suivi depuis un système ERP pour un client demandant le statut d'expédition de sa commande, par exemple. Dans ce cas, le système de "smart response" par IA recherche le numéro de suivi correspondant au numéro de commande contenu dans l'email grâce à une interface REST-API. La réponse email suggérée contient alors déjà le numéro de suivi.

Chatbot function

Le système de "smart response" par IA vous assiste en arrière-plan et prépare en autonomie des réponses email pour vos collègues travaillant dans le service client. Avant d'envoyer l'email, il est possible de le vérifier et l'éditer. Les opérations commerciales pour lesquelles sera activé le système de "smart response" par IA seront définies au préalable avec le client. Les algorithmes d'IA seront alors entraînés grâce à des données issues des conversations email passées. Ce processus s'effectue en totale autonomie au moyen d'un conduit d'email machine learning dans lequel les emails passés sont classés en catégories (correspondant chacune à un type d'opération commerciale). Ainsi, un classement manuel et chronophage des données d'entraînement n'est pas nécessaire. Les réponses à chaque catégorie (opération commerciale) peuvent être soit automatiquement générées, soit déterminées au préalable avec le client.

Comment fonctionne le bot réponse email de Mailytica ?

Mobile

Les utilisations typiques de Mailytica :

Check Questions récurrentes à un service d'assistance en ligne
Check Demandes de clients concernant des délais et coûts de livraison
Check Processus de validation de commandes
Check Demandes concernant le délai de validité d'une offre

Qu'est-ce qui distingue Mailytica ?

1.

L'apprentissage du bot réponse se fait à partir de vos réponses à des opérations commerciales similaires passées. Le bot réponse se sert pour cela des modèles d'intelligence artificielle et de "machine learning". Ainsi, un apprentissage manuel long et fastidieux n'est pas nécessaire.

2.

Le bot réponse email fait partie d'un ensemble : une intégration REST-API ainsi qu'un système CRM permettent une interaction entre vos différents programmes informatiques.

3.

L'utilisation des algorithmes NLP (Natural Language Processing) et d'intelligence artificielle les plus modernes et efficaces garantissent la qualité des brouillons email générés.

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