Esempi di utilizzo

Bontaro è una piattaforma online per articoli pubblicitari. Tutte le richieste e gli ordini vengono elaborati tramite un sistema di ticketing via e-mail. Oltre a un gran numero di domande complesse, ABC ha anche richieste ripetitive e ricorrenti da parte dei suoi clienti.

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L'obiettivo principale di Bontaro è quello di automatizzare le richieste ricorrenti, e allo stesso tempo aumentare la qualità delle problematiche complesse. Inoltre, è necessario configurare un sistema di classificazione delle e-mail per riconoscere le richieste urgenti e metterle in evidenza. Questo sistema dovrebbe anche evidenziare le richieste a breve termine che hanno date di consegna anticipate tra tutte le richieste ricevute.

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La fase di addestramento durante l'operazione è stata semplice e interessante. Siamo stati in grado di eliminare gli alti costi di implementazione, quindi il sistema è interessante anche per le piccole aziende con una sola licenza.

Situazione iniziale

Mailytica è sempre disponibile, impara in modo indipendente ed è facilmente adattabile.

Fino ad ora, tutte le richieste via e-mail hanno ricevuto una risposta manuale da parte dei consulenti di vendita. Le risposte utilizzate per le richieste ricorrenti sono state gestite attraverso un file Excel. L'efficienza era notevolmente migliorata, ma i modelli nel file Excel avevano più di 100 varianti. Questo è facile da gestire se si creano i propri modelli, ma per i nuovi dipendenti può richiedere molto tempo per abituarsi a tutte le possibili risposte che possono utilizzare.

Inoltre, il tempo è fondamentale per le aziende online. Le richieste con scadenze urgenti devono essere gestite il più presto possibile per rispettare le scadenze. Tuttavia, tutte le richieste sono state elaborate in ordine cronologico, perché non è stato possibile verificare immediatamente l'urgenza.

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Il sistema di Bontaro era già ottimizzato, ma ha raggiunto il suo limite a causa del numero crescente di template. La chiarezza del sistema ha cominciato a diminuire sempre più.

Soluzioni

Le risposte alle e-mail con IA sono state implementate per aumentare l'efficienza delle richieste ricorrenti. Mailytica riconosce i diversi tipi di richieste attraverso la classificazione delle e-mail. Sulla base di questa classificazione, il consulente di vendita riceve automaticamente la risposta appropriata sotto forma di bozza.

I consulenti di vendita non devono più cercare le risposte nel file Excel. Inoltre, non è necessario modificare i programmi, aumentando così l'efficienza fino al 50%.

La classificazione delle e-mail di Mailytica analizza anche le e-mail in arrivo in base all'urgenza. In questo modo, gli algoritmi sono stati addestrati con i dati corrispondenti. Non appena appare una richiesta urgente, essa viene evidenziata nella casella di posta in arrivo con un'etichetta rossa. I consulenti di vendita possono facilmente identificare le richieste urgenti ed elaborarle in base alla loro importanza.

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Attraverso un collegamento al sistema ERP dell'azienda è stato possibile migliorare le risposte con informazioni relative agli ordini di acquisto (come la data di consegna). Questa funzione ha portato ad un ulteriore aumento dell'efficienza.

Migliori risposte con i dati dell’ordine di acquisto

 

Una delle transazioni commerciali ricorrenti più comuni è la richiesta di fatture via e-mail. Una richiesta tipica potrebbe essere: “Salve, non riesco a trovare la fattura per l’ordine di acquisto PO-3943. Puoi inviarmela di nuovo? Grazie mille”.

 

Secondo la classificazione delle e-mail, Mailytica riconosce che si tratta di una richiesta di fatturazione.

 

Poiché queste informazioni sono sensibili, il dipendente dovrebbe controllare l’e-mail per verificare che le informazioni siano corrette e poi inviarla.

 

Le richieste di fatture commerciali possono essere elaborate su base individuale in pochi secondi.

Integrazione diretta nelle applicazioni e-mail esistenti

 

La funzionalità di Mailytica può essere utilizzata direttamente in Outlook, Gmail o Zendesk attraverso intuitivi plug-in.

 

Questo evita la necessità di familiarizzare con i nuovi software, garantendo al tempo stesso una facile integrazione con le applicazioni esistenti e un alto livello di accettazione.

Per saperne di più

Implementazione

Mailytica è sempre disponibile, impara in modo indipendente ed è facilmente adattabile.

La classificazione delle e-mail per le richieste in arrivo viene effettuata in background su un server. Per garantire un elevato livello di sicurezza dei dati, Bontaro ha utilizzato un proprio server. Tuttavia, per le piccole imprese è anche possibile scegliere la variante cloud con un "contratto di elaborazione ordini RGPD".

L'utente può installare un componente aggiuntivo di Outlook, che presenta la risposta suggerita in modo intuitivo. Pertanto il dipendente può adottare la risposta suggerita con un solo click in Outlook. In questo modo si evita la necessità di utilizzare diversi programmi.

Per evitare che la fase di addestramento degli algoritmi diventi troppo complessa, gli algoritmi vengono addestrati nella fase iniziale durante il funzionamento. La configurazione può essere effettuata in pochi minuti senza costi elevati. Per fare questo, è necessario solo selezionare manualmente le categorie rilevanti per addestrare gli algoritmi di intelligenza artificiale. Dopo circa 4-6 settimane di formazione, gli algoritmi sono pronti a suggerire indipendentemente la risposta corretta.

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Per noi era molto importante che i nostri dipendenti non dovessero utilizzare programmi aggiuntivi. Era quindi necessario che la soluzione Mailytica potesse essere integrata direttamente in Outlook attraverso un plug-in. Questo plug-in è strutturato in modo chiaro e intuitivo in modo che tutti possano utilizzarlo.

Risultati

Mailytica è sempre disponibile, impara in modo indipendente ed è facilmente adattabile.

Siamo impressionati da quanto sia migliorato il nostro servizio clienti. Tutte le richieste ricorrenti sono memorizzate come risposte intelligenti in un database. Se ci sono nuove richieste, Mailytica propone risposte basate su email precedenti per la stessa transazione. Una volta elaborate le complesse richieste, queste conoscenze potranno essere moltiplicate in futuro.

Con le risposte intelligenti alle e-mail, la risposta appropriata alle nuove richieste viene suggerita ai consulenti di vendita. Questi suggerimenti possono essere accettati e inviati come bozza di e-mail in pochi secondi.

Inoltre, Mailytica è molto utile per rispondere a domande complesse. Non appena la risposta sarà stata registrata, sarà disponibile a tutti i consulenti di vendita attraverso le risposte intelligenti alle e-mail. Ciò significa che le risposte dettagliate sono disponibili in pochi secondi, generando così un grande valore aggiunto per la soddisfazione del cliente.

La classificazione in base all'urgenza è stata accolta molto bene dai consulenti di vendita. Grazie alla sua facile riconoscibilità, le richieste urgenti possono essere gestite in pochi minuti, un servizio che impressiona sempre i clienti.

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