KI E-Mail Smart Answer

E-Mails sind eine zeitintensive und kaum automatisierte Arbeit in unserer alltäglichen Arbeit. Zudem sind sich wiederholende, repetitive Email-Konversationen nicht nur zeitraubend, sondern auch frustrierend und unterfordernd für qualifizierte und motivierte Mitarbeiter.

Hierfür hat Mailytica die KI E-Mail Smart Answer entwickelt, welche auf Basis von Natural Language Processing (NLP) und Künstlicher Intelligenz (KI) die Bedeutung von E-Mails versteht und anschließend automatische Antworten, sogenannte “Smart Responses”, vorschlägt.

Das Textverständnis geht dabei über die Erkennung einzelner Schlagwörter hinaus. Vielmehr versteht die KI E-Mail Smart Answer den Kontext der eingehenden E-Mails.

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Eine eingehende Email erreicht Sie

Sie arbeiten in Ihrem gewohnten Email-Postfach, in welchem derKI E-Mail Smart Answer-Bot von Mailytica automatisch integriert ist

Step1
2

Sie rufen die Smart-Response Funktion von Mailytica auf

Ein einfacher Klick auf die Smart-Response Schaltfläche ruft den KI E-Mail Smart Answer-Bot von Mailytica auf

Step2
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Der KI E-Mail Smart Answer-Bot von Mailytica analysiert die eingehende Email

{ classfication: „delivery_time_request“, priority: „urgent“, from: „Timo Streich“, article: „Visitenkarten“, article_no: „421349.44", quantity: 300 }

Step3
4

Mailytica findet gleiche Anfragen in Ihrer Email Historie und erstellt eine Smart-Response

Die Smart-Response berücksichtigt die Parameter aus der Email-Analyse, beispielweise die Stückzahl und der Artikel

Step4
5

Sie editieren den Email-Entwurf und versenden ihn

Mailytica speichert die Smart-Response in Ihrem Entwurfs-Ordner. Sie haben natürlich die Möglichkeit, die Email nochmals anzupassen und zu versenden.

Step5
Step1 Step2 Step3 Step4 Step5

Ihr Nutzen

Die KI E-Mail Smart Answer bedient sich den Modellen und Algorithmen der Künstlichen Intelligenz und Natural Language Processing (NLP), um eingehende E-Mails zu verstehen und um darauf basierend eine thematische Einordung („Klassifizierung“) der eingehenden E-Mail vornehmen zu können. Wenn die eingehende E-Mail auf Basis der Klassifizierung zu einer bekannten Kategorie, bzw. einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann, schlägt die KI E-Mail Smart Answer automatisch eine zu diesem Geschäftsvorfall passende Antwort vor. Zusätzlich ist es optional möglich, die E-Mail mit individuellen Daten aus Drittsystem anreichern. Dies kann zum Beispiel ein Tracking-Code aus einem ERP-System sein, wenn ein Kunde nach dem Versandstatus seiner Bestellung frägt. In diesem Falle sucht sich die KI E-Mail Smart Answer mittels einer REST-API Schnittstelle über die Bestellnummer automatisch den passenden Tracking-Code raus. Im Anschluss wird eine E-Mail Antwort vorgeschlagen, welche bereits den Tracking-Code automatisch beinhaltet.

Chatbot function

Die KI E-Mail Smart Answer assistiert im Hintergrund und bereitet eigenständig E-Mail Antworten für Ihre Mitarbeiter im Kundenservice vor. Vor dem Absenden können Sie den E-Mail-Entwurf prüfen, editieren und dann versenden. Die Geschäftsvorfälle zu welchen die KI E-Mail Smart Answer aktiviert sein soll, werden im Vorfeld mit dem Kunden gemeinsam definiert. Im Anschluss werden die KI Algorithmen mittels historischen Daten trainiert. Dies erfolgt vollautomatisch über eine E-Mail Machine Learning Pipeline, in welcher die historischen E-Mails den Kategorien, bzw. Geschäftsvorfällen zugeordnet werden. Ein zeitraubendes, manuelles Zuordnen (Labeling) der Trainingsdaten ist nicht notwendig. Die Antworten zu den jeweiligen Kategorien, bzw. Geschäftsvorfällen können entweder automatisch generiert werden, oder aber diese werden im Vorfeld zusammen mit dem Kunden definiert.

Wie funktioniert der KI E-Mail Smart Answer von Mailytica?

Mobile

Was sind typische Anwendungsfälle:

Check Wiederkehrende Fragen in einem Helpdesk
Check Kundenanfragen zu Lieferzeiten und Versandkosten
Check Freigabeprozess im Lieferantenwesen
Check Anfragen für Angebotsgültigkeit

Was zeichnet der KI E-Mail Smart Answer von Mailytica aus?

1.

Das Anlernen des KI E-Mail Smart Answer erfolgt auf Basis von Emails zu gleichen Geschäftsvorfällen in Ihrer Vergangenheit. Damit bedient sich der Email Antwort-Bot den Modellen der "Künstlichen Intelligenz" und des "Machine Learning”. Dadurch entfällt so ein langwieriges, manuelles Anlernen.

2.

Der KI E-Mail Smart Answert-Bot versteht sich als ein Teil eines Größeren: Eine REST-API und Integrationen in ERP- sowie CRM-Systeme ermöglichen ein Zusammenspiel mit Ihren Geschäftsprogrammen.

3.

Einsatz von modernsten und effektivsten NLP (Natural Language Processing) und KI (Künstliche Intelligenz) Algorithmen sichern eine hohe Qualität der automatischen Email-Entwürfe.