Reporting

Transparantie door AI

Wilt u op elk moment een exact overzicht van de huidige werklast en verwerkingstijden hebben? Met de producten van Mailytica krijgt u een dashboard dat u de belangrijkste kengetallen geeft voor uw klantvragen.

Deze parameters zijn uiteraard beschikbaar in een chronologische opvolging per categorie, d.w.z. een groep van klantaanvragen. U heeft bijvoorbeeld terugkerende vragen van klanten over de leveringsdatum van een bestelling, die zijn samengevat in de categorie “Leveringsdatum”. De reporting van Mailytica kan u onmiddellijk het aantal aanvragen voor een leveringsdatum en de reactietijd geven.

 

Enerzijds maakt dit het mogelijk om vast te stellen welke onderwerpen veel vragen van klanten veroorzaken. Bovendien wordt de klanttevredenheid verhoogd als onderwerpen met een lange verwerkingstijd worden geïdentificeerd en geoptimaliseerd.

 

Naast de werklast laat de rapportage u ook de kerncijfers van Mailytica’s AI op een duidelijke manier zien.

Aantal aanvragen van klanten

Het aantal aanvragen van klanten is onderverdeeld in open en gesloten aanvragen. Zo kunt u zien of u op dit moment veel of weinig vragen in de loop van de tijd behandelt en zo de omvang van uw werklast bepalen. Een uitsplitsing naar dag- en weektijd maakt het ook mogelijk om de resources op basis daarvan toe te wijzen.

Verwerkingstijd

De verwerkingstijd is onderverdeeld in de eerste reactietijd en de antwoordtijd. De eerste reactietijd geeft de tijd aan waarna een medewerker de klantvraag voor het eerst heeft kunnen bekijken. De antwoordtijd geeft de tijd aan tot wanneer de klant uiteindelijk het antwoord heeft ontvangen. Aan de hand van deze evaluatie kunt u in één blik zien of de klantvragen op dit moment op tijd kunnen worden verwerkt met de beschikbare medewerkers. De tijdspanne tussen de eerste reactietijd en de antwoordtijd geeft u ook een indicatie van hoe tijdsintensief de verschillende onderwerpen zijn. Hierdoor kunnen optimalisaties op een gerichte manier plaatsvinden.

Routing

De evaluatie voor de routing laat zien hoeveel e-mails de AI per categorie heeft doorgestuurd naar de betreffende verwerkers. De antwoordtijd geeft aan wanneer de klant uiteindelijk het antwoord heeft ontvangen en u kunt in één blik zien of de vragen van de klant op dat moment met de beschikbare medewerkers binnen de bepaalde tijd kunnen worden afgehandeld. De tijdspanne tussen de eerste reactietijd en de antwoordtijd geeft u ook een indicatie van hoe complex de verschillende onderwerpen zijn. Hierdoor kunnen optimalisaties op een gerichte manier plaatsvinden.

Smart Responses

Mailytica’s AI geeft de medewerkers een passend antwoord op de bijbehorende klantvragen. Deze automatische antwoorden kunnen met één klik worden overgenomen en verzonden. Dit zogenaamde Smart Answer maakt het mogelijk om snel antwoord te geven op terugkerende vragen van klanten en heeft dus een belangrijke, positieve impact op de verwerkingstijd. Via de reporting kunt u zien voor welke onderwerpen de automatische antwoorden vaak worden gebruikt en waarvoor ze zelden worden gebruikt. Vervolgens kunnen op basis van deze informatie optimaliseringsmaatregelen worden genomen.

Bent u klaar?

Met de E-mail Chatbot van Mailytica verhoogt u uw snelheid, efficiëntie en daarmee uw klanttevredenheid. Bevrijd uw medewerkers van saaie, herhalende e-mail berichten om tijd te creëren voor zinvol werk!

Nu contact opnemen