E-Mail Routing und E-Mail Chatbot

für Stadtwerke, Verlage und Energieversorger

Können Sie mir die Rechnung nochmals zusenden? Wie lange ist die Vertragslaufzeit von meinem Abo? Wie kann ich meinen Tarif wechseln? Wie sind die Zugangsdaten zum Online-Portal? Ich ziehe um, welche Angaben benötigen Sie von mir?

Ihre Kunden haben ähnliche oder gleiche Anliegen an Ihren Kundenservice und die eingehenden E-Mails werden mittels Copy & Paste und den gleichen Textbausteinen beantwortet?

Der KI E-Mail Chatbot und das KI E-Mail Routing helfen Ihnen, mittels künstlicher Intelligenz alltägliche und repetitive E-Mails schnell und individuell zu beantworten.

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Stadtwerke, Verlage und Energieversorger mit vergleichsweise hohen Standardprozessen im Kundenservice nutzen bereits heute unsere Lösung von Mailytica. Durch die automatischen Antwortvorschläge des KI E-Mail Bots wurde die durchschnittliche Bearbeitungszeit eingehender Kundenanfragen stark reduziert. Erfahren Sie in diesem Anwendungsfall, wie ein bestehender Kunde von den Vorteilen der KI profitiert.



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Mit Mailytica ist es viel einfacher, neue Mitarbeiter im Kundenservice zu schulen. Das macht es einfacher auch bei Peaks schnell reagieren zu können.

Die Ausgangslage

Der Referenzkunde, ein überregionales Stadtwerk für Strom und Gas, hat bislang auf eine überwiegend manuelle Bearbeitung der Eingangspost im Kundenservice vertraut. Eingehende E-Mails und Briefe wurden in einem Funktionspostfach zentral gesammelt und händisch an die Mitarbeiter im Kundenservice verteilt.

Anschließend wurden die E-Mails durch die Mitarbeiter im Kundenservice individuell bearbeitet, wodurch eine zunehmend große Anzahl an mitarbeiterspezifischen Antwort-Vorlagen entstanden ist.

Das Ziel bei der Implementierung des KI E-Mail Bots und KI E-Mails Routing war, die Bearbeitungszeiten und die manuellen Tätigkeiten bei der Bearbeitung der Kundenanfragen zu reduzieren. Insbesondere die einfachen und repetitiven Anfragen waren dem Stadtwerk ein Dorn im Auge.

Die Lösung

KI E-Mail Bot für wiederkehrende Anfragen

Ob Beschwerden, Adressänderungen oder Angebotsanfragen – der KI E-Mail Bot analysiert eingehende E-Mails und klassifiziert diese gemäß dem Kundenanliegen. Dies bedeutet nichts anderes, als dass der KI E-Mail Bot das Kundenanliegen versteht und thematisch zuordnen kann. Hierzu werden moderne Technologien wie Natural Language Processing und Künstliche Intelligenz genutzt. Für Briefe und Faxe kommt zusätzlich eine OCR-Engine zum Einsatz. Auf Basis des Textverständnisses schlägt der KI E-Mail Bot dem Mitarbeiter direkt eine passende Antwort vor. Diese kann nun mit einem Klick übernommen werden.

KI E-Mail Routing für Funktionspostfächer

Der Referenzkunde hat ein allgemeines Postfach im Einsatz, in welchem alle Kundenanfragen einlaufen. Diese wurden bislang im ersten Schritt an die zuständigen Mitarbeiter im Kundenservice verteilt. Dieser manuelle Routingprozess bedeutete eine Verzögerung bei der Bearbeitung des Kundenanliegens. Das KI-E-Mail Routing analysiert nun eingehende E-Mails in Echtzeit und leitet diese in Sekundenschnelle an die richtige Person weiter. Die eingehenden E-Mails auf diese Weise schneller durch den zuständigen Mitarbeiter bearbeitet, der gesamte Prozess wird dadurch zeitsparend optimiert. Der Empfänger freut sich somit über schnelle Antworten zu seinem Anliegen.

Reporting zum KI E-Mail Routing

 

Das Reporting zum Routing zeigt Ihnen, wie viele E-Mails mittels der Künstlichen Intelligenz von Mailytica klassifiziert und an die entsprechenden Bearbeiter weitergeleitet wurden.

Die Statistik wird dabei pro Geschäftsvorfall aufgeschlüsselt. Hierbei sehen Sie auch die Genauigkeiten der automatischen Weiterleitung der einzelnen Kategorien.

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Direkte Integration in bestehende Email-Anwendungen

 

Mittels intuitiver Add-ons kann die Funktionalität von Mailytica direkt in Outlook, Gmail oder Zendesk abgerufen werden.

Vermeiden Sie den Wechsel zu einer weiteren Software. Mit Mailytica ist eine nahtlose Integration in bestehende Anwendungen und eine hohe Akzeptanz gewährleistet.

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Die Implementierung

Wie wird die Künstliche Intelligenz trainiert?

Egal ob KI E-Mail Bot oder KI E-Mail Routing – Das Herzstück sind die trainierten NLP und KI Algorithmen. Diese werden vorgängig mittels historischen E-Mails und einem Machine Learning Verfahren automatisch trainiert. Es müssen keine Trainingsdaten manuell klassifiziert werden. Vielmehr können innerhalb kürzester Zeit hunderttausende von E-Mails automatisch für das Training der Künstlichen Intelligenz verarbeitet werden.

Wir wird der Datenschutz sichergestellt?

All unsere Lösungen wurden streng nach DSGVO-Bestimmungen entwickelt. Um dem hohen Datenschutz im Kundenservice Rechnung zu tragen, kommen nur selbstentwickelt KI-Modelle zum Einsatz. Dadurch können wir sicherstellen, dass Ihre E-Mails niemals durch Drittanbieter bearbeitet oder dritten Parteien zugänglich gemacht werden. Unsere „Künstliche Intelligenz Made in Germany“ wird entweder auf unserem Cloud-Server gehostet oder bei Ihnen Vorort (On-Premise) in Betrieb genommen. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, Ihre Daten unterliegen bei uns dem modernsten Schutz und der Achtung aller DSGVO-Regeln.