KI E-Mail Bot

E-Mails bedeuten eine zeit intensive und kaum automatisierte Arbeit in unserer alltäglichen Arbeit. Zudem sind sich wiederholende, repetitive E-Mail-Konversationen nicht nur zeitraubend, sondern auch frustrierend und unterfordernd für qualifizierte und motivierte Mitarbeiter.

Hierfür hat Mailytica den KI E-Mail Bot entwickelt, welche auf Basis von Natural Language Processing (NLP) und Künstlicher Intelligenz (KI) die Bedeutung von E-Mails versteht und anschließend automatische Antworten vorschlägt. Das Textverständnis geht dabei über die Erkennung einzelner Schlagwörter hinaus. Vielmehr versteht der KI E-Mail Bot den Kontext der eingehenden E-Mails.

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Eine eingehende E-Mail erreicht Sie

Sie arbeiten in Ihrem gewohnten E-Mail-Postfach, in welchem der KI E-Mail Bot von Mailytica automatisch integriert ist

Step1
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Sie rufen den KI E-Mail Bot von Mailytica auf

Ein einfacher Klick auf die Smart-Response Schaltfläche ruft den KI E-Mail Bot von Mailytica auf

Step2
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Der KI E-Mail Bot von Mailytica analysiert die eingehende Email

{ classfication: „delivery_time_request“, priority: „urgent“, from: „Timo Streich“, article: „Visitenkarten“, article_no: „421349.44", quantity: 300 }

Step3
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Der KI E-Mail Bot erstellt automatisch eine passende Antwort

Die automatische Antwort kann optional mit individuellen Daten angereichert werden.

Step4
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Sie editieren den E-Mail-Entwurf und versenden ihn

Der KI E-Mail Bot speichert die automatische Antwort in Ihrem Entwurfs-Ordner. Sie haben natürlich die Möglichkeit, die E-Mail nochmals anzupassen und zu versenden.

Step5
Step1 Step2 Step3 Step4 Step5

Ihr Nutzen

Der KI E-Mail Bot bedient sich den Modellen und Algorithmen der Künstlichen Intelligenz und Natural Language Processing (NLP), um eingehende E-Mails zu verstehen und um darauf basierend eine thematische Einordung („Klassifizierung“) der eingehenden E-Mail vornehmen zu können. Wenn die eingehende E-Mail auf Basis der Klassifizierung zu einer bekannten Kategorie, bzw. einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann, schlägt der KI E-Mail Bot automatisch eine zu diesem Geschäftsvorfall passende Antwort vor. Zusätzlich ist es optional möglich, die E-Mail mit individuellen Daten aus Drittsystem anreichern. Dies kann zum Beispiel ein Tracking-Code aus einem ERP-System sein, wenn ein Kunde nach dem Versandstatus seiner Bestellung frägt. In diesem Falle sucht sich der KI E-Mail Bot mittels einer REST-API Schnittstelle über die Bestellnummer automatisch den passenden Tracking-Code raus. Im Anschluss wird eine E-Mail Antwort vorgeschlagen, welche bereits den Tracking-Code automatisch beinhaltet.

Chatbot function

Der KI E-Mail Bot assistiert im Hintergrund und bereitet eigenständig E-Mail Antworten für Ihre Mitarbeiter im Kundenservice vor. Vor dem Absenden können Sie den E-Mail-Entwurf prüfen, editieren und dann versenden. Die Geschäftsvorfälle zu welchen der KI E-Mail Bot aktiviert sein soll, werden im Vorfeld definiert. Im Anschluss werden die KI Algorithmen mittels historischen Daten trainiert. Dies erfolgt vollautomatisch über eine E-Mail Machine Learning Pipeline, in welcher die historischen E-Mails den Kategorien, bzw. Geschäftsvorfällen zugeordnet werden. Ein zeitraubendes, manuelles Zuordnen (Labeling) der Trainingsdaten ist nicht notwendig. Die Antworten zu den jeweiligen Kategorien, bzw. Geschäftsvorfällen können entweder automatisch generiert werden, oder aber diese werden im Vorfeld zusammen mit dem Kunden definiert.

Wie funktioniert der KI E-Mail Bot von Mailytica?

Mobile

Was sind typische Anwendungsfälle:

Check Wiederkehrende Fragen in einem Helpdesk
Check Kundenanfragen zu Lieferzeiten und Versandkosten
Check Freigabeprozess im Lieferantenwesen
Check Anfragen für Angebotsgültigkeit

Was zeichnet der KI E-Mail Bot von Mailytica aus?

1.

Das Anlernen des KI E-Mail Bots erfolgt auf Basis von E-Mails zu gleichen Geschäftsvorfällen in Ihrer Vergangenheit. Damit bedient sich der E-Mail Antwort-Bot den Modellen der "Künstlichen Intelligenz" und des "Machine Learning”. So entfällt ein langwieriges, manuelles Anlernen.

2.

Der KI E-Mail Bot versteht sich als ein Teil eines Größeren: Eine REST-API und Integrationen in ERP- sowie CRM-Systeme ermöglichen ein Zusammenspiel mit Ihren Geschäftsprogrammen.

3.

Einsatz von modernsten und effektivsten NLP (Natural Language Processing) und KI (Künstliche Intelligenz) Algorithmen sichern eine hohe Qualität der automatischen E-Mail-Entwürfe.

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